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Arbeitsmappen verwalten

Um Arbeitsmappen, die im iCL Designer erstellt wurden, zu verteilen, müssen Sie sie in das iCL Portal importieren, damit sie im iCL Filler verwendet werden können. Um eine iCL-Arbeitsmappe hochzuladen, gibt es zwei Möglichkeiten, dies zu tun. In der Benutzeroberfläche haben Sie auch die Möglichkeit, mit den Arbeitsmappen über Icons zu interagieren, die im Folgenden erklärt werden.

Importieren einer Arbeitsmappe in den globalen Abschnitt "Arbeitsmappen"

Wenn Sie über Administratorrechte verfügen, können Sie das Menü "Arbeitsmappen" in der Seitennavigation sehen. Dort können Sie Arbeitsmappen direkt hochladen, ohne vorher ein Team auszuwählen. Sie können eine Arbeitsmappe per Drag&Drop oder durch Auswahl der Schaltfläche "Hochladen" hochladen.

Diese Methode empfiehlt sich, wenn die Arbeitsmappe, die Sie hochladen, von mehreren Teams genutzt werden soll. In dieser Ansicht erhalten Sie auch detailliertere Informationen, z. B. alle vorhandenen Versionen einer Arbeitsmappe, in welchen Teams sie verwendet oder getestet werden und vieles mehr.

Sobald eine Vorlage hochgeladen wurde, wird sie als Entwurf gespeichert. Um sie den Benutzern der iCL Filler-App zur Verfügung zu stellen, müssen Sie sie zunächst veröffentlichen. Dazu wählen Sie die Arbeitsmappe aus und klicken auf das Symbol "Globus" in der Menüleiste.

Sobald Sie eine Arbeitsmappe veröffentlichen

  • kann diese Arbeitsmappe einem oder mehreren Teams zugewiesen werden
  • wird die zugewiesene Version auf die veröffentlichte Version aktualisiert, sofern sie bereits in einem Team verwendet wird
  • werden alle Aufgaben, die eine frühere Version dieser Arbeitsmappe verwenden, aktualisiert, um die neueste Version zu verwenden, falls sie noch nicht von einem App-Benutzer gestartet wurden.

Wenn die Arbeitsmappe noch keinem Team zugewiesen ist, können Sie zum Menü "Teams" navigieren, ein Team auswählen und die Arbeitsmappe im Abschnitt "Arbeitsmappen" dieses Teams hinzufügen.

Arbeitsmappe direkt in ein Team importieren

Arbeitsmappen können auch über die Teamnavigation importiert werden. Wählen Sie zunächst das Team im Menü "Teams" in der Seitennavigation aus. In der Teamansicht navigieren Sie dann zu 'Arbeitsmappen' und laden Ihre Arbeitsmappe per Drag&Drop oder über den Upload-Button hoch.

automatisch veröffentlicht

Wenn eine Arbeitsmappe direkt in ein Team hochgeladen wird, wird sie automatisch veröffentlicht, aber nur, wenn der Testmodus für die betreffende Arbeitsmappe nicht aktiviert ist.

Befehlsleiste - Arbeitsmappe Liste

Für die Arbeit mit der Arbeitsmappenliste können Sie die folgenden Befehle verwenden:

SymbolFunktionBeschreibung
HochladenErmöglicht Ihnen das Hochladen neuer Arbeitsmappen.
AktualisierenAktualisiert die Arbeitsmappenliste.
VeröffentlichenVeröffentlicht ausgewählte Arbeitsmappen.
HerunterladenErmöglicht Ihnen das Herunterladen der Arbeitsmappe.
Vorlage für MassenimportLädt eine vorbereitete Excel-Vorlage für den Massenimport von Aufgaben herunter. Wählen Sie zuerst die Arbeitsmappe aus der Liste aus.
LöschenLöscht die ausgewählten Arbeitsmappen.
Umschalten des TestmodusAktiviert/Deaktiviert den Testmodus für die ausgewählte Arbeitsmappe.

Testmodus

Der Testmodus ermöglicht es privilegierten Benutzern, Arbeitsmappen zu verwenden, die noch nicht veröffentlicht worden sind. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine neue Arbeitsmappenversion in der Produktion testen müssen, bevor Sie sie allen anderen Benutzern zur Verfügung stellen.

Wie bereits in Eine Arbeitsmappe in den globalen Abschnitt 'Arbeitsmappen' importieren beschrieben, kann eine Arbeitsmappe, wenn sie veröffentlicht ist, Teams zugeordnet werden, die sie verwenden sollen. Wenn Sie die erforderlichen Rechte (Designer oder Tester) haben, können Sie einem Team Folgendes hinzufügen

  • die letzte veröffentlichte Version einer Arbeitsmappe
  • oder die aktuellste Entwurfsversion einer Arbeitsmappe, falls diese höher ist als die aktuellste veröffentlichte Version.

Wenn Sie den neuesten Entwurf hinzufügen, wird der Testmodus automatisch aktiviert.

Alternativ dazu können Sie eine beliebige veröffentlichte Arbeitsmappe in der Liste auswählen und auf die Schaltfläche Testmodus einschalten klicken. Dadurch wird der Testmodus entweder aktiviert oder deaktiviert. Wenn er aktiviert ist,

  • werden alle Entwurfsversionen, die höher sind als die aktuell veröffentlichten Versionen, automatisch zum Team hinzugefügt
  • wenn Sie eine neuere Version in das Team hochladen, wird diese als Entwurf hinzugefügt, damit Sie sie testen können
  • Wenn Sie eine Arbeitsmappe in die allgemeine Liste der Arbeitsmappen hochladen, wird sie ebenfalls als Entwurf zu allen Testteams hinzugefügt.

Wenn deaktiviert,

  • werden alle Entwurfsversionen aus dem Team entfernt
  • Arbeitsmappen, die direkt in das Team hochgeladen werden, werden wieder automatisch veröffentlicht.
Das Deaktivieren des Testmodus entfernt keine Inspektionen

Wenn Sie das Testmodul deaktivieren, werden Inspektionen, die auf einem entfernten Entwurf basieren, nicht entfernt, sondern bleiben für die Benutzer verfügbar. Prüfer müssen veraltete Inspektionen manuell entfernen.

Kanarienvogeltest 🦜

Wie bereits beschrieben, haben nur privilegierte Benutzer Zugriff auf Entwurfsversionen einer Arbeitsmappe, wenn der Testmodus aktiviert ist. Mit einem Trick können Sie jedoch einem normalen Prüfer eine Entwurfsversion der Arbeitsmappe zur Verfügung stellen, damit er eine Prüfung mit dieser neuen Version durchführen und etwaige Probleme melden kann, bevor Sie die neue Version für alle Benutzer freigeben. Dazu erstellen Sie eine Aufgabe für diesen Benutzer. Dabei können Sie auch eine Entwurfsarbeitsmappe auswählen.