Einstellungen

Im iCL-Portal können Sie mit Hilfe von Einstellungen verschiedene Aspekte der Funktionsweise des Systems ändern.

Hinweis

Sie benötigen dazu Administratorrechte. Die Einstellungen finden Sie unter Einstellungen/Einstellungen

Eine Einstellung wird im iCL-Portal wie folgt angezeigt

1. Sie liefert eine Beschreibung, die detailliert erklärt, worum es in der jeweiligen Umgebung geht
2. Sie können die Einstellung ändern und ihren Wert speichern
3. Sie können jederzeit den Wert der aktuellen Einstellung auf den Standardwert zurücksetzen
4. Wenn es sich um eine Einstellung handelt, die von einem Benutzer geändert werden kann, wird die vierte Schaltfläche angezeigt. Sie zeigt die Anzahl der Benutzer an, die diese Einstellung tatsächlich geändert haben und nicht den vom Administrator konfigurierten Wert verwenden

Hierarchie der Einstellungen

Um die Verwaltung der Einstellungen zu erleichtern, können sie hierarchisch konfiguriert werden:

1. für alle Tenants eines Systems (Host)
2. für einen bestimmten Mandanten
3. und für einen bestimmten Benutzer

Die meisten Einstellungen können auf jeder Hierarchiestufe geändert werden. Es gibt aber auch Einstellungen, die sich nur auf Ebene 1 befinden, wie die Datenbankeinstellungen, die sich darauf auswirken, wo die Daten neu hinzugefügter Mandanten gespeichert werden sollen:

Hierarchische Änderung einer Einstellung

Eine Einstellung hierarchisch zu konfigurieren bedeutet Folgendes.

• Wenn der Host-Administrator eine Einstellung (Ebene 1) ändert, wird diese Einstellung als Standard für jeden Mandanten und Benutzer verwendet.
• Als Standard bedeutet, dass ein Tenant-Administrator diesen Level-1-Wert als Standardwert sieht, d.h. er kann die Einstellung noch ändern, auch wenn der Host-Administrator sie bereits geändert hat.
• Wenn der Tenant-Administrator zu irgendeinem Zeitpunkt beschließt, diese Einstellung auf den Standardwert zurückzusetzen, ist der Standardwert in Wirklichkeit nicht der Wert, den der Host-Administrator angegeben hat. (Nicht der Standardwert, wie er in der Software selbst definiert ist).
• Für den Host-Administrator ist der Standardwert jedoch immer der Wert, der in der Software (iCL Portal) selbst definiert ist.

Auf die gleiche Weise können die Einstellungen (sofern sie dies zulassen) von jedem Benutzer überschrieben werden.

Ändern einer Benutzereinstellung

In der Einstellungsansicht für Administratoren können Sie nur System- oder Mandanten-weite Einstellungen vornehmen. Sie können zwar sehen, wie viele Benutzer eine bestimmte Einstellung überschrieben haben, aber Sie können sie nur auf den Standardwert zurücksetzen, aber nicht auf einen beliebigen Wert.

Dazu müssen Sie den Benutzer in der Benutzerliste finden (Einstellungen/Benutzer), und über das Kontextmenü des jeweiligen Benutzers Einstellungen wählen

Dort können Sie jede einzelne Einstellung dieses Benutzers auf einen gültigen Wert ändern.

Mandantenweite Einstellungen für Filler 2.0 festlegen

Nun gibt es eine Liste von Einstellungen, die von jedem einzelnen Benutzer geändert werden können. Diese sind unter anderem in der Einstellungsgruppe Filler 2.0 Einstellungen zu finden:

Dies sind genau die gleichen Einstellungen, die in der Einstellungsansicht der iCL Filler 2.0 App geändert werden können.

Das bedeutet, dass ein Mandantenadministrator die Einstellungen für jeden einzelnen Benutzer an einem einzigen Ort konfigurieren kann.

Nun kann jeder Benutzer diese Einstellungen immer noch überschreiben, indem er sie in der Einstellungsansicht der App angibt. Da sie jedoch mit dem iCL Portal synchronisiert werden, können Sie als Administrator diese Einstellungen jederzeit zurücksetzen.

Zusammenfassung zu Bericht-E-Mails

Eine Bericht-E-Mail erreicht unter Umständen nicht alle Empfänger: Ein Eintrag in den Berichtsempfängern ist keine gültige E-Mail-Adresse (zum Beispiel 0 oder max.muster@firma ohne Domain-Endung), oder der Mailserver weist eine Adresse dauerhaft ab (zum Beispiel, weil ihre Domain keine E-Mails annimmt). Die übrigen Empfänger erhalten den Bericht trotzdem. Das iCL-Portal erfasst jedes dieser Probleme und meldet es in einer zusammenfassenden E-Mail, damit das iWorkbook oder die Daten korrigiert werden können.

Wer die Zusammenfassung erhält

• Der Ersteller des iWorkbooks: der Benutzer, der die Version des iWorkbooks erstellt hat, mit der der Bericht erstellt wurde. Er erhält die Probleme seiner eigenen iWorkbooks.
• Die Adressen der Einstellung Empfänger der Zusammenfassung (optional): Sie erhalten die Probleme aller iWorkbooks des Mandanten.

Ist das Benutzerkonto des Erstellers gelöscht oder inaktiv, oder hat es keine gültige E-Mail-Adresse, erhalten nur die eingestellten Adressen die Zusammenfassung. Kann sie niemand erhalten, wird keine E-Mail versendet, und die Probleme bleiben erhalten, bis sie jemand erhalten kann.

Einstellungen

Die Einstellungen befinden sich in der Gruppe Probleme beim Berichtsversand. Sie können für alle Mandanten (Host) und je Mandant festgelegt werden.

Einstellung	Bedeutung
Empfänger der Zusammenfassung	Zusätzliche E-Mail-Adressen, die die Zusammenfassung erhalten, getrennt durch ein Komma oder einen Strichpunkt. Standardmäßig leer.
Zeitplan der Zusammenfassung	Wie oft die Zusammenfassung versendet wird: Off (aus), Daily (täglich), Weekly (wöchentlich) oder Monthly (monatlich). Standard: Weekly.
Wochentag der Zusammenfassung	Der Tag, an dem eine wöchentliche Zusammenfassung versendet wird. Standard: Montag.
Tag des Monats der Zusammenfassung	Der Tag (1-31), an dem eine monatliche Zusammenfassung versendet wird. In kürzeren Monaten wird sie am letzten Tag versendet. Standard: 1.

• Jedes Problem wird nur einmal gemeldet. Gibt es nichts Neues, wird keine Zusammenfassung versendet.
• Probleme, die auf der Seite Probleme beim Berichtsversand erneut gesendet oder verworfen wurden, werden nicht gemeldet.
• Probleme werden auch erfasst, solange die Zusammenfassung auf Off steht. Sie werden versendet, sobald sie wieder eingeschaltet ist.
• Eine Nacht, in der die Zusammenfassung nicht versendet werden konnte (zum Beispiel während eines Updates), wird in der folgenden Nacht nachgeholt.
• Ein ungültiger Eintrag wird erfasst, sobald die Bericht-E-Mail versendet wird. Eine Adresse, die der Mailserver dauerhaft abweist, wird beim ersten Abweisen erfasst und ist damit Teil der nächsten Zusammenfassung. Erreicht ein späterer automatischer Wiederholungsversuch die Adresse doch noch, wird der Eintrag wieder entfernt, sofern ihn noch keine Zusammenfassung gemeldet hat.

Hinweis

Die Zusammenfassung wird frühmorgens versendet. Die Uhrzeit ist der Zeitplan des Hintergrundauftrags Zeitplan: Zusammenfassung des Berichtsversands in der Gruppe Hintergrundabarbeitung, den nur der Host-Administrator ändern kann.

Was die Zusammenfassung enthält

Die Zusammenfassung beginnt mit einem Link zur Seite Probleme beim Berichtsversand, auf der die Berichte an eine korrigierte Adresse erneut gesendet werden können. Sie ist nach iWorkbook, Berichtsvorlage und der Herkunft der Adresse gruppiert. Zu jeder Adresse nennt sie den Grund (ungültige E-Mail-Adresse oder die Antwort des Mailservers), ob sie ein Empfänger des finalen Berichts oder des Entwurfsberichts ist, und einen Link zu jeder betroffenen Inspektion mit Datum und dem Benutzer, der den Bericht erstellt hat.

Herkunft der Adresse	Lösungsvorschlag
Ein vom Benutzer eingegebenes Feld (mit Titel, Name und Checkliste)	Ergänzen Sie für das Feld ein Validierungsskript, das die E-Mail-Adresse mit den Regex-Blöcken prüft.
Ein eingegebenes oder per Skript berechnetes Feld	Prüfen Sie das Skript des Felds oder seine Quelldaten.
Eine feste Adresse in den Empfängern der Berichtsvorlage	Korrigieren Sie die Berichtsempfänger im iWorkbook.
Die Variable <%user.email%>	Die E-Mail-Adresse des Benutzerkontos ist falsch. Ein Mandanten-Administrator korrigiert sie unter Einstellungen/Benutzer.
Nicht ermittelt	Die Zusammenfassung nennt die Felder und Variablen, aus denen die Adresse stammen kann.

Die Zusammenfassung ist in der Sprache des Erstellers verfasst, für die eingestellten Adressen in der Standardsprache des Mandanten.

Eine Zusammenfassung sieht so aus (Textfassung; die E-Mail enthält zusätzlich eine HTML-Fassung mit Links):

Die folgenden Bericht-E-Mails haben nicht alle Empfänger erreicht. Bitte korrigieren Sie das iWorkbook oder die Daten, damit künftige Berichte alle Empfänger erreichen. Jedes Problem wird nur einmal gemeldet.

In iCL Portal korrigieren und erneut senden: https://portal.example.com/#/settings/reportemailproblems

iWorkbook Aufzugsprüfung (Version 1.0.0.3)
  Berichtsvorlage Bericht.docx – Empfänger des finalen Berichts
    Feld „E-Mail des Kunden“ (customerEmail) in Checkliste „Allgemein“, vom Benutzer eingegeben
    Lösungsvorschlag: Ergänzen Sie für das Feld ein Validierungsskript, das die E-Mail-Adresse mit den Regex-Blöcken prüft: https://docs.opti-q.com/de/docs/manuals/designer/blockly-scripting#regex-blocks
      - max.muster@firma: ungültige E-Mail-Adresse
          Inspektion „Hauptstraße 1“ vom 12.10.2026 von Max Muster, Bericht „Bericht 4711.pdf“: https://portal.example.com/#/inspections/.../view

Probleme beim Berichtsversand

Die Seite Einstellungen/Probleme beim Berichtsversand listet die Adressen, an die eine Bericht-E-Mail nicht zugestellt werden konnte - dieselben Probleme, die die Zusammenfassung meldet. Die Zusammenfassung verlinkt auf die Seite (In iCL Portal korrigieren und erneut senden). Mandanten-Administratoren können sie verwenden; andere Rollen benötigen dafür die Berechtigung ReportEmailProblems.Manage.

Die Reiter Offen, Erneut gesendet und Verworfen ordnen die Probleme danach, was mit ihnen geschehen ist. Sie lassen sich nach iWorkbook und nach Problem filtern und nach Adresse, Bericht, Inspektion oder iWorkbook durchsuchen.

Spalte	Inhalt
Adresse	Die Adresse, die die E-Mail nicht erreicht hat. Bei einem erneut gesendeten Problem auch die korrigierte Adresse.
Problem	Ungültige Adresse, oder Vom Mailserver abgewiesen mit der Antwort des Mailservers.
Wo korrigieren	Woher die Adresse stammt und wie sie dort korrigiert wird, wie in der Zusammenfassung.
Bericht · Inspektion	Die Berichtsdatei, die Version des iWorkbooks und ein Link zur Inspektion.
Datum	Wann die E-Mail die Adresse nicht erreicht hat. Bei einem erneut gesendeten oder verworfenen Problem auch wann und von wem.

Erneut senden

Erneut senden… öffnet einen Dialog mit dem Bericht, der Inspektion und der falschen Adresse. Geben Sie die korrigierte Adresse ein und bestätigen Sie mit Erneut senden:

• Die aktuelle Datei des Berichts wird nur an die korrigierte Adresse gesendet, mit Betreff und Text der ursprünglichen E-Mail. Die anderen Empfänger erhalten sie nicht noch einmal.
• Eine Berichtsdatei, die größer als die Einstellung Maximale Anhangsgröße (MB) ist, wird wie in der ursprünglichen Bericht-E-Mail als Download-Link statt als Anhang gesendet (siehe Große Berichtsdateien).
• Haben weitere offene Probleme dieselbe falsche Adresse, bietet der Dialog an, auch deren Berichte an die korrigierte Adresse zu senden.
• Das Problem wechselt in den Reiter Erneut gesendet. Weist der Mailserver auch die korrigierte Adresse ab, wird das als neues Problem erfasst.
• Finale Berichte und Entwurfsberichte können erneut gesendet werden. Existiert der Bericht oder seine Datei nicht mehr (zum Beispiel, weil der Bericht gelöscht oder die Inspektion erneut geöffnet wurde), kann er nicht erneut gesendet werden - das Problem kann dann nur verworfen werden.

Erneutes Senden korrigiert keine künftigen Berichte

Die korrigierte Adresse wird weder im Bericht noch in der Inspektion oder im iWorkbook gespeichert, der nächste Bericht hat also dasselbe Problem. Korrigieren Sie die Quelle, die unter Wo korrigieren angegeben ist:

• Ein vom Benutzer eingegebenes Feld: Öffnen Sie die Inspektion erneut und korrigieren Sie die Antwort im iCL Filler. Damit das Problem nicht wieder auftritt, ergänzen Sie für das Feld ein Validierungsskript (siehe Was die Zusammenfassung enthält).
• Eine feste Adresse in der Berichtsvorlage oder eine Variable des iWorkbooks: Korrigieren Sie die Berichtsempfänger im iCL Designer und veröffentlichen Sie eine neue Version des iWorkbooks.
• Die Variable <%user.email%>: Korrigieren Sie die E-Mail-Adresse des Benutzerkontos unter Einstellungen/Benutzer.

Verwerfen

Verwerfen markiert ein Problem als verworfen, wenn niemand den Bericht an dieser Adresse braucht. Das Problem wechselt in den Reiter Verworfen, und der Bericht wird nicht gesendet.

Erneut gesendete und verworfene Probleme meldet die Zusammenfassung nicht mehr.

Datenbankeinstellungen

Fortgeschrittenes Thema für Systemadministratoren

dies ist ein Thema für Fortgeschrittene und kann nur vom Systemadministrator (Host) konfiguriert werden!

Gefahr

Alle diese Einstellungen gelten nur für Mandanten, die nach Anwendung dieser Einstellungen erstellt werden. Das Ändern dieser Einstellungen hat keine Auswirkungen auf bestehende Mandanten! Sie müssen diese Änderungen manuell auf die bestehende Datenbank anwenden (Änderung der Serviceebene, Beitritt zu einem elastischen Pool usw.).

Der folgende Screenshot zeigt die Liste der datenbankspezifischen Einstellungen, die vom Hostadministrator konfiguriert werden können

1. Wenn Sie einen neuen Mandanten einrichten, werden standardmäßig alle Daten dieses Mandanten in einer zentralen Datenbank gespeichert. Dies ist in Ordnung, wenn Sie den Mandanten nur zu Demonstrationszwecken verwenden wollen oder wenn nur sehr wenige Daten gespeichert werden. In allen anderen Fällen ist es ratsam, für jeden neuen Mandanten eine neue Datenbank anzulegen. Dies ist nun auch die Standardeinstellung (siehe 1)

2. Diese Einstellung ist nur ein Indikator dafür, ob das System Azure SQL Server verwendet oder nicht. Sie können sie nicht wirklich ändern. Sie wird jedoch von den folgenden drei Einstellungen verwendet, um Benutzereingaben zu validieren

3. Wenn eine neue Datenbank angelegt wird, müssen Sie das Serviceziel angeben. Dies bestimmt die DTUs (Datenübertragungseinheiten), die für diese bestimmte Datenbank zur Verfügung stehen, und damit auch ihren Preis. Wenn Sie nichts konfigurieren, wird SQL Azure standardmäßig auf eine S0-Instanz eingestellt, die etwa 300 € pro Monat kostet (zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments im Februar 2022).

4. Anstatt ein Serviceziel pro Datenbank festzulegen, ermöglicht Azure SQL die Kombination mehrerer Datenbanken in einem elastischen Pool, der dann die verfügbare Menge an DTUs gemeinsam nutzen kann. Wenn Sie planen, viele Mandanten zu haben und deren Datenbanknutzung nicht im Voraus kennen, ist das Pooling von Datenbanken die kostengünstigste Option.

   Hinweis

   Wenn diese Einstellung konfiguriert ist, überschreibt sie (3) - das Dienstziel würde also, falls konfiguriert, ignoriert werden

   Hinweis

   Wenn Sie den Namen eines elastischen Pools angeben, muss dieser Pool bereits existieren. (Lesen Sie unter docs.microsoft.com nach, wie Sie einen neuen elastischen Pool erstellen)

5. Mit der Option Sicherungsspeicherredundanz können Sie konfigurieren, wie lange die Sicherungen neuer Datenbanken gespeichert werden müssen. (Lokal, Zone, Geo - bitte konsultieren Sie docs.microsoft.com für weitere Informationen dazu)