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Aus Aufgaben zuweisbare Felder

Bisher haben Sie gelernt, wie man Arbeitsmappen erstellt, mit denen man Inspektionen von Grund auf beginnen kann. Auf diese Weise müssen die Benutzer jedoch den Überblick behalten, welche Inspektion wann durchgeführt werden soll. Wenn Sie eine Inspektion von Grund auf neu beginnen, ist jedes Feld der Checkliste(n) leer und muss ausgefüllt werden.

Manchmal kennt man jedoch bereits im Voraus einige Informationen. Zum Beispiel den Namen des Gebäudes, seine Adresse, die Anzahl der Stockwerke, den Namen und die Telefonnummer des Kunden usw. Wäre es nicht schön, wenn Sie diese Informationen im Voraus angeben könnten und die Felder der Checklisten automatisch ausgefüllt würden?

Mit Aufgaben können Sie genau das tun: Sie können Inspektionen planen und zusätzliche Daten im Voraus bereitstellen, die dann von iCL Filler automatisch in die Checklisten eingetragen werden.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie das geht.

Bevor wir beginnen, sollten Sie sich mit unserem Aufgabenkonzept vertraut machen, siehe die Dokumentation.

für den Einstieg

Als Beispiel werden wir eine Arbeitsmappe zum Aufbau von Kontrollen verwenden, in der nur einige wenige Fragen behandelt werden. Um mehr mögliche Anwendungsfälle abzudecken, ist die Überschrift "Kontrolle" auch wiederholbar, (mehr dazu in diesem Leitfaden).


💾 Laden Sie die Arbeitsmappe von hier herunter

Wir werden dies als Ausgangspunkt für diesen Leitfaden verwenden.

Feld von Aufgabe zuweisbar machen​

Wenn Sie möchten, dass ein Feld seinen Wert von einer Aufgabe erhalten kann, müssen Sie diese Funktion aktivieren. Andernfalls wird das Feld ignoriert, selbst wenn die Aufgabe Daten für das Feld liefert. Aktivieren Sie die Eigenschaft "Zuweisbar von Aufgabe" und das war's. Nun kann jedes Checklistenfeld mit den gewünschten Daten gefüllt werden.

Tipp

Sie können auch die Eigenschaft "nur in der ersten Checkliste" ankreuzen. Normalerweise wird jedes Mal, wenn Sie eine neue Checkliste hinzufügen, das Feld mit Daten aus der Aufgabe ausgefüllt. Wenn Sie jedoch "nur in der ersten Checkliste" markieren, wird nur die erste Checkliste ausgefüllt. Bei allen folgenden bleibt das Feld leer.

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Öffnen Sie nun die Arbeitsmappe und stellen Sie sicher, dass für alle Felder außer "Beschreibung" die Option Zuweisbar von Aufgabe aktiviert ist.

Aufgaben erstellen​

Nachdem wir unsere Arbeitsmappe konfiguriert haben, laden Sie sie im iCL Portal hoch. Wir können Aufgaben mit vordefinierten Werten auf zwei Arten erstellen:

  • über die REST-API, oder

  • durch Hochladen einer Excel Arbeitsmappe

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, müssen Sie Werte für bestimmte erforderliche Felder angeben. Dazu gehören ein Titel, ein Prüfer, ein Startdatum und weitere relevante Informationen.

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Was die API betrifft, müssen wir den Anfrageparameter als json definieren.

In dem unten gezeigten json-Code sind die Felder "externalId" bis "itemsInspected" erforderlich. Alle anderen Felder in diesem Beispiel sind benutzerdefinierte Eigenschaften. Sie können alles als benutzerdefinierte Eigenschaft definieren, daher können wir die Namen der Frage-Felder und ihre Werte hinzufügen, um diese Fragen beim Starten der Aufgabe in iCL Filler automatisch zu beantworten.

  {
  "externalId": "TASK_0001",
  "title": "New Task",
  "teamName": "your_team",
  "workbookName": "tutorial_assignable_from_tasks",
  "assignedUserName": "Peter Parker",
  "description": "Description",
  "startDate": "2015-12-28T23:00:00.000Z",
  "dueDate": "2015-12-29T23:00:00.000Z",
  "itemsToInspect": [],
  "floor" : 'first floor',
  "importance_scale" : 5.5,
  "date" : "2015-12-29T23:00:00.000Z" ,
  "defect_components" : "Windows, Doors",
  "description" : "Any description"
  }

  • Die Eigenschaft "floor" ist ein einfaches Textfeld, Sie können also eine beliebige Zeichenkette eingeben.

  • "importance_scale" ist ein Zahlenfeld und muss eine gültige JSON-Zahl sein.

  • Alle Datumsfelder müssen als UTC und als gültige ISO 8601 Datumszeichenfolge angegeben werden. Format: jjjj-MM-ddTHH:mm:ss.fffZ.

  • Für ein Kontrollkästchen-Feld wie "defect_components", schreiben Sie einfach jeden Wert, der angekreuzt werden muss, getrennt durch ein Semikolone.

Tipp

Da die Überschrift Control wiederholbar ist, können wir auch mehrere Werte für einige Felder angeben, z. B. für das Feld floor. In diesem Fall wird die App die Überschrift für jeden einzelnen Wert im angegebenen json-Array wiederholen.

Wenn Sie genaue Angaben dazu benötigen, wie Sie eine Aufgabe mithilfe der API erstellen, lesen Sie die Dokumentation.

Starten einer Aufgabe in iCL Filler​

Sehen wir uns nun an, wie diese Aufgaben in iCL Filler verwendet werden können.

  • Navigieren Sie zunächst zur Aufgabenansicht, suchen Sie die Ihnen zugewiesene Aufgabe und klicken Sie sie an, um die Details zu sehen.

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  • Klicken Sie in der Detailansicht auf die Schaltfläche "Start", um eine Inspektion zu erstellen.

    />

  • Beachten Sie, dass die Felder "Etage" und "Mangelkomponenten" bereits ausgefüllt sind. Das Feld "Beschreibung" ist leer, obwohl wir den Wert angegeben haben. Das liegt daran, dass "Zuweisbar von Aufgaben" nicht aktiviert ist.

    />

  • Zuguter Letzt können wir sehen, dass das Datum gesetzt ist.

    />

Zusammenfassung​

Sie können nun Inspektionen für sich selbst und Ihre Mitarbeiter planen und ihnen im Vorfeld zusätzliche Daten zur Verfügung stellen. Die wiederholte Eingabe bereits bekannter Daten macht Ihre Arbeit viel effizienter und macht Spaß! 🎉